Pubblicate il giorno 8 Agosto in consultazione sul sito web di DigitPA le nuove regole tecniche per la creazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, regole che danno attuazione al Cad (Codice dell'amministrazione digitale). Le regole tecniche predisposte da DigitPA e dal ministero dell'Innovazione tecnologica introducono una vera e propria rivoluzione che influirà anche sui soggetti che già da tempo sono soliti gestire e conservare informaticamente documenti e scritture.

In effetti, i provvedimenti, da una parte, rispondono alla nuova filosofia di semplificazione che informa il Cad, secondo le modifiche introdotte nel Codice dalla legge 235/2010 e, dall'altra, abrogano, sostituendola, la delibera Cnipa 11/2004, la quale è alla base di tutte le soluzioni legali e informatiche che attualmente sono sul mercato.

L'intervento normativo è di particolare delicatezza e ha un impatto forte sul settore: proprio per questo l'amministrazione ha deciso di proporle, prima della loro emanazione definitiva, in consultazione pubblica per recepire tutti i contributi che dovessero arrivare da imprese, professionisti e operatori informatici.

Le regole in fase di emanazione disciplinano contestualmente il documento informatico, il documento amministrativo informatico e i fascicoli, i registri e i repertori informatici della pubblica amministrazione. Per ognuno di questi documenti il provvedimento definisce le caratteristiche, il processo di formazione e di chiusura degli stessi, nonché il rilascio di copie, duplicati e estratti. Nel complesso ne scaturisce una perfetta equiparazione sul piano probatorio tra documento informatico e documento cartaceo.

Molto importanti sono le caratteristiche del documento informatico.

In effetti, il documento informatico può essere originato:

• dall'acquisizione dell'immagine di un documento analogico ricevuto per via telematica o su supporto informatico;
• dalla sua creazione digitale attraverso strumenti software;
• dall'insieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati anche in via automatica. Questo documento informatico deve essere, però, memorizzato e reso immodificabile attraverso la sua chiusura e/o il suo invio in conservazione.

Un ulteriore profilo di interesse è costituito dalle modalità con cui il gestore del documento può produrre copie, duplicati ed estratti, allegando, se necessario per la natura del documento, l'attestato di conformità del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Vengono inoltre ridefiniti i ruoli dei soggetti che intervengono nel processo di conservazione ponendo una chiara distinzione tra chi produce il documento e chi lo conserva. Inoltre diviene obbligatoria la redazione del manuale della conservazione.

Documento attualmente creato su base volontaria e, per lo più, redatto non in modo conforme a quanto ora indicato dall'articolo 9 del provvedimento in commento. Infine, vengono esplicitate le modalità di esibizione del documento conservato, esibizione che può avvenire anche in remoto con procedure del tutto informatizzate.

Fonte: il Sole 24 Ore